Best Practices For Motions Brief Writing: Part 1    Law360, New York (March 4, 2016, 12:39 PM ET) ­­  Scott M. Himes    This two­part series is a “primer” for effective brief writing when making a motion. It  suggests practical considerations — “do's” and “don’ts” — when you put pen to  paper for the brief. The diligent brief writer should focus on these best practices from  cover to conclusion. Part 1 addresses the sections of a brief through the statement of  facts. Part 2 addresses the rest of the brief, also offering some thoughts about  opposition and reply briefs.     ***    A litigator’s standard fare is making motions. Before, during or after trial, we ask the court to do  something — to dismiss the other side’s case, grant our client summary judgment, order  discovery from an opposing party, preclude certain evidence from being admitted at trial, grant a  new trial, and a host of other things. Motions are an indispensable tool in bringing victory to our  client’s cause. But all too often lawyers prepare them haphazardly, without sufficient clarity and  lacking compelling advocacy. Some motions, such as one for summary judgment, require an  evidentiary showing based on affidavits, deposition testimony and exhibits, while others, such  as a motion to dismiss, often do not. However, a brief, or what is often called a “memorandum of  . law” in the trial court, is usually necessary — to present the facts (be they evidentiary or  assumed), describe the law, and apply that law to the case at hand. A strong brief is essential  for succeeding on the motion. How can you make it as effective as possible?    Brief writing is assuredly more art than science. Equally able lawyers prepare briefs differently.  No one size fits all, and there can be exceptions to the norm for a particular motion. But certain  “best practices” exist for the vast majority of motions briefs that a lawyer will file. Indeed, much  of best practices is basic to a persuasive brief, yet often these advocacy techniques are  overlooked. This article offers a checklist for younger litigators and a refresher for more  experienced ones.    The “Cosmetic” Preliminaries    Unless your brief is very short, it should have a cover page, table of contents and table of  authorities. In fact, court rules or judges’ individual practices often require that these be included  in a brief, or otherwise require them for a brief of a certain length, say 10 pages or more. But  even if not required, including them is good advocacy, not merely cosmetics. Appearance  counts. Show professionalism. Let the court know from the very beginning that you are a careful  — and therefore credible — advocate. After all, credibility with the court is a key ingredient for  success. Although it sounds elementary, the cover should include the caption (there should be  no confusion as to which case is involved); a title for the motion (in the shortest­possible  description, such as “Plaintiff’s Memorandum of Law in Support of Its Motion for X”); and the  names and contact information of the parties’ counsel (including, now, email addresses for the  attorneys listed).    The table of contents, while often given the bum’s rush by many lawyers, is in reality a very  important part of the brief. The headings comprising the table of contents are the outline for your  motion. That is, the headings throughout your brief — and particularly for the Argument section  — are a key to persuading the court of your position. The table of contents itself should be  . completed when your brief is done. (The current word processing programs can generate it  automatically.) But at the start of drafting the brief, you should develop an outline, paying careful  attention to headings as the roadmap of your brief that will become the table of contents.  Usually it makes sense to outline your brief generally before you begin drafting; but once you  begin drafting, craft all sections of the brief (including the Statement of Facts) with headings.    Strive to make your headings short and sweet. One or two lines work well. Three should be the  longest. Overly long headings can lose the roadmap effect you want to create. Revise the  headings as you draft the text beneath them. Read the headings from one to the next and craft  them so that, where feasible, they advance the progression of your story or argument. Use the  same syntax and structure from one heading to the next. Remember that headings are your  “formal” outline of the motion. You should use “I.”, “A.”, “1.” “(a)”, for example, in the Argument  section. Importantly, unless the brief is short (say 10 pages or less), you should always  incorporate sub­ and sub­subheadings. This kind of breakdown greatly helps the judge follow  your reasoning. A good rule of thumb is to avoid writing more than about three or four pages  without including a heading (whether sub or sub­sub). While this might sound impractical, try it.  After writing many pages of text, re­read that text to discern subheadings; if your text flows  logically, you likely will find appropriate subheadings that encapsulate the text, breaking up your  points in a way that helps the judge follow your positions.    Continue to pay attention to your headings and revise them as your brief evolves through  successive drafts. You should continue to hone your headings to present your position as  cogently and convincingly as possible. And be sure to use headings (and subheadings, etc.,  where appropriate) in the factual section of your brief. The roadmap here is of “the story” you  want the court to understand. A well­told story, just like a legal argument, should unfold logically  and concisely, putting the best foot forward for your client on the facts; thoughtful headings will  help greatly on that score.    . The table of authorities (TOA) is a helpful tool to both the judge and you. It, too, is often  required. So, even if your brief is short and contains few authorities, check whether it’s  nonetheless required. The TOA is a handy way to check on the cases used in your brief and to  make sure that none of the cases or other authorities you intended to cite are omitted; and the  TOA in your opponent’s brief gives you or your staff a quick way to identify and locate the other  side’s authorities. The TOA also gives your brief a further air of professionalism.    Body of the Moving Brief    Introduction    Although sometimes omitted for the sake of brevity, generally the body of the brief should begin  with, for example, “Plaintiff Jones submits this memorandum of law in support of his motion for  summary judgment pursuant to Rule 56 of the Federal Rules of Civil Procedure.” A  straightforward “who’s who” and “what’s what” to orient the judge immediately.    Preliminary Statement    Every brief should have an up­front summary of your overall position on the motion, typically  called the “Preliminary Statement.” It is perhaps the most important part of the brief. It should be  clear, crisp and concise, while still sufficiently describing your position and lucidly explaining  why your client should prevail. The Preliminary Statement should be only the big picture. Often  lawyers get carried away and become too detailed. Avoid giving specific dates, amounts and  other factual particulars, unless doing so is essential to understanding your story. Don’t cite  authorities, unless (similarly) everything turns on one key case or statute. Too much detail up  front will produce an “eyes glaze over” reaction, rather than one that begins the persuasion  process. Remember that typically the judge knows little about the motion and might not even be  up to speed on the case itself. Even where the judge knows the case, and perhaps has had a  . preview of the motion from a pre­motion conference, you always want to synthesize your  position so the judge knows where you are headed when you flesh out your points.    No matter how complex your case and how complicated the motion, the Preliminary Statement  usually should be three to four pages, or possibly five as the maximum. Often lawyers go on  and on at the very beginning. A 10­page Preliminary Statement, for example, will invariably  come across as trying to do too much, is unlikely to persuade, and probably will leave the judge  confused. An effective Preliminary Statement should describe the cast of characters (i.e., the  parties and their relationships); the main story line from your perspective (the broad factual  context); the parties’ dispute (the claims and issues to be decided); why the court should rule in  your favor (the argument points, by broad theme); and, as a result, what you want the court to  do (the relief sought). After that, “say no more.” Often it is best to draft the Preliminary  Statement as the last or near­last part of the drafting process. By then, you will have crystallized  your arguments, and the key points (both factual and legal) should be apparent. You should  endeavor to transform the detail from your facts and argument into a short narrative telling the  gist of your story and why you should win.    Drafting a persuasive Preliminary Statement is one of the hardest tasks a litigator faces in  written advocacy. It should be revised unabashedly and crafted carefully. Nonetheless, the  Preliminary Statement is often given short shrift. It shouldn’t be — the Preliminary Statement  must be the opening salvo for persuading the court to rule in your client’s favor.    Statement of Facts (or Statement of the Case)    For most cases, and most motions, the facts are key. While sometimes we litigate a pure  question of law, in most instances facts determine the results of cases. In motion practice, the  “facts” might be the allegations of a complaint (such as for a motion to dismiss), the evidence  adduced through discovery or submitted by witness affidavit (a summary judgment motion), the  circumstances of a document production dispute (a discovery motion), the evidence admitted  . (or excluded) at trial (a new trial motion), and the like. Whatever the context, the factual  presentation should present the facts 100 percent accurately, provide solid support for your  facts, and give an accurate recitation that nonetheless depicts the facts as favorably as possible  to your client’s cause.    Accuracy/Support​ . Virtually everything presented in the Statement of Facts should have a  citation or reference. For a motion to dismiss, generally that means citing to an allegation of the  complaint by specific paragraph. Or, for a summary judgment motion, each fact must be cited to  admissible evidence. Indeed, many courts, such as the district courts within the Second Circuit,  require by local rule that the movant on a summary judgment motion submit a separate  statement of material facts supposedly not in dispute for trial; and the opposing party must  respond in kind with countervailing evidence to show disputed issues of fact. For an effective  brief in support of most motions, the Statement of Facts should cite support  sentence­by­sentence.    Including specific support for the facts has an added benefit. By focusing support fact­by­fact, a  conscientious brief writer is better able to describe the facts with precise accuracy. In other  words, review the supporting materials that will comprise your record for the motion as you draft  the Statement of Facts. While this seems obvious, all too often lawyers prepare a Statement of  Facts from memory, general familiarity with the record, or without carefully examining the  support to be used, then leaving it to another lawyer or a paralegal to fill in the citations. That is  a recipe for disaster. Your Statement of Facts must adhere scrupulously to the supporting  materials it relies on. It should, of course, be cite­checked with the rest of the brief, but  cite­checking is not foolproof and errors can get by. Don’t take the chance. To assure accuracy,  drafting should go hand­in­hand with review of factual materials. Because credibility and  trustworthiness are the touchstone of effective advocacy, nothing is more detrimental than  misstating a fact.    . The same holds true for ignoring a bad fact, as lawyers are sometimes wont to do. Your fact  statement should never ignore a bad fact. It assuredly will come back to bite you when the other  side relies on the fact, no doubt emphasizing that you omitted it. Bad facts, for example, might  be addressed in a broader context that is favorable, juxtaposed against good facts, or cast as  not determining the issue at hand or otherwise of little consequence. Similarly, add details from  the record that soften the bad fact. Focus on the temporal, if timing will lessen the import of a  bad fact. In other words, look for ways to de­emphasize the negative. As some simple  illustrations (where a defendant’s guilty plea is important for the other side’s case), consider:    ● “Although Smith pled guilty to a crime, he has led an exemplary life since then.” (OR  “Smith has led an exemplary life since pleading guilty to a crime ten years ago.”)  ● “Although Smith pled guilty to a crime, that crime was unrelated to his conduct at  issue here.”  ● “Although Smith pled guilty to a crime, that crime occurred almost ten years ago.”  ● “Although Smith pled guilty to a crime, the crime was a misdemeanor.” (OR “The  crime that Smith pled guilty to some years ago was a misdemeanor.”)  ● “Although Smith pled guilty to a crime, the judge sentenced him to probation only.”            Accentuate the positive. Downplay the negative. But bad facts must be addressed, never  ignored.    Favorable Presentation​ . The Statement of Facts tells a story. Advocacy for your position should  be part of the story, but the advocacy must be implicit. That is, the facts should tell the story  objectively, without overt characterization, but presented to best tell your side of the story.  Emphasize and de­emphasize the facts to present your story favorably. Arrange the facts in the  best possible light. Do not use adjectives or adverbs; they are characterization that often injects  hyperbole and does not persuade. A familiar refrain is not to use “clearly” in a brief, and the  same holds true for similar words (e.g., “egregious,” “baldly,” “blatant”). Use expressive verbs  . and, where possible, descriptive nouns. The effective brief, like advocacy in general, should  evoke a response favoring your client, not demand it — you want to show the judge how to  come out your way, not tell her to do so. Evocative, not preachy, language accomplishes this.  Consider:    “The defendant committed a blatant misrepresentation by knowingly failing to disclose  an active grand jury investigation into its pricing practices when it issued its annual  report on January 30, 2016.”     OR    “On December 31, 2015, the Department of Justice served a grand jury subpoena on  Acme Company for its documents related to pricing practices. Acme’s general  counsel contacted â€‹ ​ DOJ that day and learned that the government had initiated a  criminal investigation. On January 30, 2016, Acme issued its annual report. The  annual report did not include any information about the criminal investigation.”    Let the facts speak for themselves. Let the judge draw his own conclusion. Don’t dictate the  conclusion you want.    Also consider the following language choice: “Acme Company did not misrepresent its expected  performance in its annual report because no business can [state vs. divine] its future earnings.”  The evocative verb “divine” impliedly supports Acme’s position whereas “state” does not.    Remember that the Statement of Facts should be prose­like, narrating the events that matter for  deciding the motion. There should be plot to your narrative. Simplistically, the characters (the  parties) in your story had dealings with one another (the facts in issue) that led to conflict (the  claims) and caused harm (damages). Often describing the key events chronologically is  effective. Winnow out immaterial facts — those that do not matter for convincing the court that  . your position is correct. Be judicious. Omit extraneous details about the important facts because  they, too, are unlikely to advance the ball and instead can distract the reader. A story is best told  by using the players’ names or positions (such as “Smith”), rather than “plaintiff” and “defendant”  (or by legal jargon such as “assignee”/“assignor,” “grantor/grantee”). Identify individuals by last  name and entities by descriptor, such as the “Bank,” the “Law Firm,” “Acme” and the like. Think  about a short form that communicates covertly — for example, in a wrongful death action, you  might identify the deceased’s wife as the “Widow.”    The Statement of Facts must set the stage for the legal arguments to follow. You should already  have outlined the legal arguments, based on the law, when crafting the factual statement. What  facts are particularly important to the legal claims at issue and the legal arguments to be made?  They should be emphasized in your factual statement. Your argument down the road will  highlight those facts in the context of the principles of law that apply.    The bottom line is that the Statement of Facts — with nothing more — should make the court  want to rule in your favor. In most instances, the facts will drive the result, not the law, and you  want the story to move the judge to apply the law in order to reach the result you want. After  perhaps the Preliminary Statement, the Statement of Facts is the most important part of your  brief.    —By Scott M. Himes, â€‹ Ballard Spahr LLP    Scott Himes​  is a partner in Ballard Spahr's New York office. He focuses his practice on  complex commercial litigation and government enforcement matters.    The opinions expressed are those of the author(s) and do not necessarily reflect the views  of the firm, its clients, or Portfolio Media Inc., or any of its or their respective affiliates. This  article is for general information purposes and is not intended to be and should not be taken  as legal advice.    .